Tietosuojaseloste
UN Women Suomi ry:n tietosuojaseloste
Tukijoidemme luottamus ja heidän tietosuojansa on meille ensiarvoisen tärkeää. Suhtaudumme henkilötietojen käsittelyyn vakavasti ja tietoja käsittelevät ainoastaan tähän valtuutetut henkilöt.
Käsittelemme tietojasi, kun olet jäsenemme, lahjoittajamme tai tukijamme. Käytämme tietoja tukijasuhteidemme hoitamiseen sekä kampanjoista ja tasa-arvotyöstä tiedottamiseen. Kysymme lupaa sähköiseen viestintään, kuten EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) edellyttää. Voit milloin tahansa peruuttaa sähköisen uutiskirjeemme tilaamisen.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
UN Women Suomi ry
Työpajankatu 10 A 4.krs
00580 Helsinki
Y-tunnus: 0490231-9
Lahjoittajapalvelumme vastaa henkilötietokyselyihin:
Puh: 050 4663 953 (ma-pe klo 10-14)
lahjoitukset(at)unwomen.fi
Mitä tietoa keräämme ja miksi
Rekisterimme on tarkoitettu jäsen-, tukija- ja lahjoittajatietojen eli tukijarekisterin ylläpitoon, keräämme ja säilytämme tietoja tukijarekisteriimme liittyen. Tukijasuhde syntyy, kun tukija ilmoittaa tietonsa osallistuessaan toimintaan UN Women Suomen verkkosivuilla tai tapahtumissa, tai kun tukija liittyy UN Women Suomen jäseneksi, kuukausilahjoittajaksi tai tekee kertalahjoituksen verkkosivuilla tai tekstiviestitse tai osallistuu arvontaan. Rekisterissä olevien tietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa yhteydenpito tukijasuhteen hoitamisen vuoksi, ja markkinoida tai tiedottaa toiminnastamme ja kampanjoistamme puhelimitse, sähköpostilla, verkkomainonnalla tai paperipostilla. Käytämme ja säilytämme henkilötietoja, jotta voimme esimerkiksi käsitellä lahjoituksesi. Säilytysajat vaihtelevat tukijaryhmittäin. Haluamme myös kertoa sinulle UN Womenin tasa-arvotyöstä ja siitä, mitä tuellasi on saatu aikaan. Siksi lähetämme sinulle työstämme kertovaa materiaalia. Keräämme rekisteriimme tietoa myös tukijoiden yhteydenotoista ja lahjoitushistoriasta, jotta pystymme mahdollisimman hyvin palvelemaan tukijoitamme. Tavoitteemme on lähestyä tukijoitamme vain tärkeillä asioilla, emmekä ota yhteyttä turhaan.
Kaikkia henkilötietoja säilytetään ja käsitellään huolellisesti ja tietoturvallisesti, EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) edellyttämällä tavalla. Rekisteriä ylläpidetään sähköisessä muodossa Salesforce-järjestelmässä. Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus rekisteriin.
Kuka voi käsitellä tietojasi
Rekisterin henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja käsitellään lain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Henkilötietoja käsittelevät vain UN Women Suomen valtuutetut omat tai rajattujen palveluntarjoajien edustajat, kuten järjestelmän ylläpitäjät, joita koskevat samat tietosuojalait.
Sähköistä tukijarekisteriä käsitellään luottamuksellisesti ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Sähköiset tiedot on tallennettu pilveen EU:n rajojen sisällä. Paperilla kerätyt tiedot (kuten lahjoituslomakkeet) skannataan, jonka jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti, sähköinen versio säilytetään pilvessä.
Henkilötietoja siirretään kolmansille osapuolille vain tukijasuhteen ylläpitoon liittyvissä toiminnoissa, kuten postitusfirmalle tai painotalolle, esimerkiksi tukijapostitusta varten. Näiden palveluntarjoajien kanssa on sopimukset, joissa on otettu huomioon lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset. Palveluntarjoajilla ei ole lupaa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa tai luovuttaa niitä eteenpäin, ja he käsittelevät niitä vain UN Women Suomen määrittelemiin tarkoituksiin.
Henkilötietojen tarkistus tai poistopyyntö
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan perusteella henkilö, jonka tietoja on tallennettuna asiakasrekisteriimme, voi tätä kautta pyytää omia tietojaan tarkastettavaksi tai poistettavaksi.
Tarkistamisen sekä poiston toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä palveluumme, sähköpostitse lahjoitukset@unwomen.fi tai puhelimitse 050 4663 953 (ma-pe klo 10-14).
Pyynnöt käsitellään 30 päivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisterin tietosisältö
Tukijarekisteri sisältää muun muassa seuraavia tietoja:
- Tukijan etu- ja sukunimi
- Yhteystiedot
- Laskutustiedot ja maksuhistoria
- Luvat tai kiellot yhteydenottoihin
Rekisterin henkilötiedot saadaan tukijasuhteen syntyessä ja sen aikana tukijan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Tukijasuhde syntyy, kun tukija ilmoittaa tietonsa osallistuessaan toimintaan UN Women Suomen verkkosivuilla tai tapahtumissa, tai kun tukija liittyy UN Women Suomen jäseneksi, kuukausitukijaksi tai tekee kertalahjoituksen verkkosivuilla tai tekstiviestitse.
Rekisterin käyttö
Sähköistä tukijarekisteriä käsitellään luottamuksellisesti ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Myös paperilla kerätyt tiedot (kuten lahjoituslomakkeet) käsitellään ja säilytetään ehdottoman luottamuksellisesti.
Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, jotka ovat valtuutettuja sen käyttämiseen. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä henkilöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten tukijan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Noudatamme tietojen säilyttämisessä EU:n tietosuoja-asetuksen periaatteita. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen palveluidemme toteuttamiseksi tai keskeisiä toiminnan tarkoituksia varten. Tällainen tarkoitus voi esimerkiksi olla lahjoittajapalautteen lähettäminen tai uusien lahjoituspyyntöjen lähettäminen.
Evästeet
Käytämme sivustollamme evästeitä kehittääksemme sen käyttökokemusta ja tarjotaksemme käyttäjille kiinnostavaa sisältöä. Pyydämme suostumuksen evästeiden käyttöön. Evästeet tallentavat tietoa verkkosivun käytöstä. Käyttäjät tunnistetaan ja lasketaan anonyymisti eikä käyttäjää voida tai pyritä tunnistamaan evästeiden avulla. Evästeiden käytön tavoitteena on käyttökokemuksen parantaminen.
Tämä seloste on viimeksi päivitetty 14.6.2024